Sähköpostimarkkinoinnin kielto- ja peruutusoikeus

Uutiskirjeen vastaanottajan on voitava vaivattomasti tehdä kielto- tai peruutusoikeus  viestiin vastaamalla tai viestissä olevan linkin avulla.

Sähköisen viestinnän tietosuojalain 27 §:n mukaan B2B-sähköpostin vastaanottajalla tulee olla mahdollisuus kieltää sähköpostiosoitteensa käyttö markkinointiin jatkossa ”helposti ja ilman erillistä maksua”. Vastaanottajalla on siis lakiin perustuva oikeus kieltoon. Linkin avulla toteuttavan kiellon yhteydessä voi kätevästi antaa selkeää informaatiota ja yritys voi tyylikkäästi hankkia tietoa toimintansa kehittämiseksi.

Mikäli markkinointi perustuu erikseen annettuun lupaan, myös lupa tulee voida peruuttaa kiellon antamista vastaavalla helppoudella. Muillakin tavoilla kuin lähetettyyn sähköpostiin vastaamalla annetut yksilöidyt kiellot ja peruutukset on otettava vastaan.

Yrityksessä työskentelevän vastaanottajan antama kielto on henkilökohtainen ja on huomattava, että se on sidoksissa työrooliin ja työsähköpostisoitteeseen siten, että kielto ei välity henkilön uuteen työpaikkaan tai uusiin tehtäviin.

Kiellot ja lupien peruutukset tulee ottaa viivytyksettä huomioon

Kieltojen huolellinen hallinnointi on olennaisen tärkeää. Yrityksen tulisi aina ennen seuraavaa lähetystä ”puhdistaa” lähetyslista kieltolistaa vasten. Suositeltavaa on, että lähettävän järjestelmän avulla kieltoja hallinnoidaan keskitetysti. Lähettävä yritys vastaa kieltomahdollisuuden toteuttamisesta, vaikka käyttäisi lähettämisessä alihankkijaa tai käyttäisi palveluntarjoajalta kertaluonteiseen käyttöön hankittuja yhteystietoja.

Yrityksen tulee seurata osoitteista lähettäjälle tulevia ilmoituksia ja vastaukset on hyvä luokitella ryhmiin siten, että kullekin ryhmälle tehdään tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (esim. poistetaan käytöstä poistunut tai toimimaton osoite listalta).

Kieltojen kohdistumisenkin kannalta on tärkeää, että henkilölle olisi yrityksen kyseessä olevassa rekisterissä vain yksi ja juuri käytössä oleva sähköpostiosoite. Esimerkiksi osoitteiden muuttuessa yritys jättää usein vanhan osoitteen toimimaan teknisenä edelleenlähetysosoitteena uuteen osoitteeseen. Näissä ja muissa vastaavissa tilanteissa tulee kiinnittää erityistä huomiota annetun kiellon oikeaan kohdistumiseen ja toimivuuteen.

Tämä ohjeistus on valmisteltu Suomen Asiakkuusmarkkinointiliiton (ASML, www.asml.fi) ja sen piirissä toimivien vastuullisten palveluntarjoajien toimesta. Ohjeistuksen teossa on otettu huomioon toimialakäytäntöjen ja viranomaisohjeistusten ohella henkilötietolaki ja sähköisen viestinnän tietosuojalaki.